Le coffre-fort numérique

La dématérialisation des documents, c’est-à-dire leur mise au format électronique, est d’ores et déjà une réalité ancrée dans la vie des entreprises pour tout ce qui relève notamment de l’administratif (bulletins de paie, factures, relevés de compte, photos, catalogues produits…), annonçant par là même à terme la disparition du format papier.
La notion même de coffre-fort n’échappe pas au mouvement avec l’émergence de ce qu’on appelle d’ores et déjà le coffre-fort numérique ou coffre-fort électronique (CFE).

2 niveaux de service, 2 niveaux de protection…

Qu’est ce qu’un coffre-fort numérique ? C’est via le site Wikipedia que l’on trouve sans doute la définition à la fois la plus simple et la plus pertinente : « Le coffre-fort numérique est un service en ligne accessible via Internet, hautement sécurisé pour archiver, indexer et retrouver facilement l’ensemble de ses fichiers numériques sensibles… » (sic).
Deux options de stockage à coût distinct s’offrent à l’utilisateur d’un CFE pour la conservation et la protection de documents confidentiels :

  • l’espace d’archivage non probatoire
    C’est un système d’archivage de données basé sur une infrastructure haute sécurité (triple redondance des tiers hébergeurs, accès contrôlé, etc.), mais qui ne garantit pas l’intégrité des documents au cours de leur conservation. En clair, cela signifie qu’avec le temps, il n’y a pas de certitude quant à la restitution dans leur intégralité des documents sauvegardés.
  • l’espace d’archivage à vocation probatoire
    C’est un système d’archivage de données mettant en œuvre des processus et des mécanismes de sécurité précis (horodatage, empreinte du document, signature numérique, etc.) qui permettent d’apporter une valeur juridique à la conservation intègre des documents (les informations échangées ne sont pas non modifiables) et à leur lisibilité dans le temps. Il s’agit donc là incontestablement de l’option la plus sûre et la plus performante.

… et 4 grands avantages

Au-delà de l’option de stockage retenue, le passage au coffre-fort numérique présente au moins 3 grands avantages :

  • La dimension sécuritaire: les mots de passe nécessaires à l’accès des documents numériques stockés sont synonymes de haute protection ;
  • L’aspect organisationnel : le coffre-fort numérique est une solution rapide et efficace de gestion, de regroupement et de classement sous forme de fichiers de tous les documents sensibles ;
  • La facilité d’accès et la souplesse d’utilisation : les documents archivés sont «consultables » à tout moment et en tout lieu ;
  • Le risque 0 : le système est conçu pour qu’il n’y ait pas de défaillance. Étant stockés sur plusieurs serveurs distincts, les documents contenus dans un coffre-fort numérique sont à l’abri non seulement d’une éventuelle panne d’ordinateur, mais également de tous les risques éventuels propres aux coffres-forts « physiques » (vol, incendie, inondation…).

En attendant la normalisation…
Il n’en est pas moins vrai que le marché du coffre-fort numérique est encore en phase de démarrage et qu’il n’existe pas pour l’instant de normes officielles certifiant à 100% la prestation des serveurs hébergeurs. Mais cela ne tardera peut-être pas puisqu’un groupe de réflexion mis en place par l’AFNOR planche actuellement sur ce sujet.